Kesulitan yang Biasa Terjadi Bahkan Hampir Setiap Tahunnya
Laporan tahunan perusahaan adalah laporan keuangan dan aktivitas perusahaan selama satu tahun. Tidak, saya tidak akan menjelaskan secara detail apa itu laporan tahunan perusahaan atau biasa disebut annual report. Anda akan mudah menemukan apa dan bagaimana secara harfiah laporan tahunan perusahaan itu di tempat lain. Saya tidak akan mengungkap lagi di tulisan ini.
Yang saya mau ceritakan di sini adalah suka dan duka bagaimana buku ini disusun atau dilahirkan. Karena, banyak pihak merasa bahwa menyusun buku laporan tahunan ini mudah. Saya harus akui bahwa menyusun buku ini: SULIT. Butuh effort yang besar, butuh kemampuan mengolah data menjadi tulisan yang enak untuk dibaca dan butuh kesabaran tingkat tinggi.
Kenapa tulisan ini dibuat? Ya, sejujurnya ini adalah curahan hati atau ungkapan jiwa agar tim dari perusahaan yang akan bersiap diri untuk pembuatan buku mempersiapkan segala sesuatunya sebelum bekerja sama dengan pihak penulis.
Nah, berikut ini, beberapa hal yang biasanya terjadi yang mengakibatkan terlambatnya proses penyusunan laporan tahunan perusahaan.
1. Siapkan data selengkap mungkin.
Data disiapkan bukan setelah perjanjian kerja sama dengan penulis dibuat. Namun jauh-jauh hari sebelumnya. Bahkan seharusnya ketika penunjukkan kerja itu data sebaiknya sudah lengkap. Bila ada tambahan juga seharusnya cuma minor yang sedikit terlewatkan.
2. Data yang sudah rapih akan memudahkan kerja penyusunan
Terkadang, ada saja pihak perusahaan yang memberikan data begitu mentah dengan jumlah data yang berjumlah ratusan namun belum disortir atau diurutkan. Bila timeline mepet atau mendesak, ada baiknya data yang diterima penulis sudah rapih.
3. Data revisi terlalu banyak
Kesalahan data atau kekurangan data saat penyusunan sudah biasa. Namun, sebaiknya jangan membiarkan terlalu banyak kesalahan data saat sudah mulai masuk ke meja desain. Kenapa? Proses desain juga kompleksitasnya tinggi. Semakin banyak revisi, kemungkinan besar bergesernya halaman juga harus diperhatikan. Walaupun ini biasa, sedikit banyak hal tersebut akan mengurangi kecepatan waktu cetak.
4. Mempersiapkan penanggung jawab dari setiap departemen yang dibutuhkan
Di setiap bagian, mesti ada yang bertanggung jawab di departemen di perusahaan tersebut. Karena dengan adanya satu orang penanggung jawab dari departemen, akan mempercepat proses pengumpulan data. Misalnya, data karyawan akan cepat ditangani oleh departemen HRD.
5. Memilih penulis yang tepat
Ada banyak ahensi yang mengklaim sanggup mengerjakan laporan tahunan perusahaan. Walaupun sebenarnya mereka tidak memiliki sumber daya manusia yang cukup. Karena sebenarnya mereka tidak memiliki penulis yang tepat yang bisa menyusun atau memecahkan masalah di penulisan. Saran kami carilah ahensi yang memang memiliki penulis yang sudah memiliki pengalaman dalam menyusun penulisan laporan tahunan perusahaan.
6. Jangan terlalu menitikberatkan pada konsep visual kreatif
Harus diperhatikan ini adalah laporan tahunan perusahaan yang seharusnya menitikberatkan pada kemudahan proses membaca atau kenyamanan membaca. Konsep kreatif itu perlu, bahkan di tempat kami melalui banyak proses untuk menelurkan ide tema sesuai dengan apa yang ‘dibisikkan’ perusahaan kepada tim penyusun buku tentang apa yang ingin disampaikan pada tahun itu. Namun, di banyak proyek ada beberapa perusahaan yang begitu rumitnya menentukan konsep kreatif yang ditawarkan. Ada yang sangking ribetnya, malah mengundur-undur waktu proses pengerjaan. Saran kami, jangan terlalu rumit prosesnya, karena yang terpenting pesan dari tema yang ditawarkan. Konsep kreatif hanya penunjang saja.
Bila ingin lihat bagaimana aspek desain kreatif pada proses pembuatan laporan tahunan bisa cek di artikel ini.
